QR-kódos beléptetés, badge nyomtatás és kiállítói leadgyűjtés

Saját fejlesztésű QR Manager rendszerünkkel egyetlen folyamatban kezelhető a rendezvényregisztráció, a QR-kódos beléptetés, a helyszíni badge nyomtatás, a jogosultság-ellenőrzés és a kiállítói kapcsolatgyűjtés. A rendszert konferenciákhoz, kongresszusokhoz, céges eseményekhez és kiállításokhoz igazítjuk.

A szolgáltatás kérhető önálló szoftverként, vagy teljes helyszíni csomagban laptopokkal, QR-kód olvasókkal, nyomtatókkal, hálózati eszközökkel és operátori támogatással. Kisebb eseményen egyetlen regisztrációs pont, több ezer résztvevőnél több párhuzamos munkaállomás is kialakítható.

Mit tud az El-Vision QR Manager?

A QR-kódos rendezvény beléptető rendszer három egymásra épülő területet kapcsol össze:

• Résztvevőkezelés és beléptetés: egyedi QR-kód, gyors azonosítás, belépési státusz és programjogosultság ellenőrzése.
• Helyszíni badge- és jegynyomtatás: személyre szabható sablonok, automatikus vagy operátor által jóváhagyott nyomtatás, újranyomtatási lehetőség.
• Kiállítói stand scanner: mobilos QR-olvasás, leadminősítés, jegyzetek, egyedi kérdések, statisztika és szabályozott adatkiadás.

A modulok külön-külön és együtt is használhatók. A rendezvény előtt felmérjük a regisztrációs folyamatot, a szükséges adatmezőket, a beléptetési pontokat, a badge formátumát és azt, hogy a kiállítók milyen információkhoz férhetnek hozzá.

Így működik a QR-kódos beléptetés

1. Regisztráció: a vendég online jelentkezik, vagy a szervező importálja a résztvevői listát.
2. Egyedi QR-kód: a résztvevő e-mailben megkapja a saját kódját, amely telefonról és nyomtatva is bemutatható.
3. Helyszíni azonosítás: kamera vagy hardveres olvasó beolvassa a QR-kódot, a rendszer pedig ellenőrzi az eseményt és a résztvevő státuszát.
4. Beléptetés és nyomtatás: sikeres ellenőrzés után rögzíthető az érkezés, majd automatikusan elkészülhet a névre szóló badge vagy jegy.
5. Valós idejű követés: a szervező látja az érkezéseket, az ismételt olvasásokat és a beléptetési pontok működését.
6. Rendezvény utáni kimutatás: a naplókból részvételi, forgalmi és kiállítói statisztikák készíthetők.

Helyszíni badge nyomtatás várakozás nélkül

A vendégnek nem kell hosszú névsort keresnie vagy kézzel kitöltött kártyára várnia. Beolvasás után a rendszer betölti a regisztrációban szereplő adatokat, ellenőrzi a feltételeket, majd a megfelelő nyomtatóra küldi a személyre szabott badge-et.

A sablonon megjelenhet név, cég, beosztás, résztvevői kategória, vonalkód vagy QR-kód, logó, kép és bármely engedélyezett egyedi mező. Támogatott az A4, A5, A6, badge és egyedi papírméret, valamint a nyomtatódriver által kezelt papírtálca. Hajtható vagy kétoldalas kártyához tükrözött elemek és egyedi elrendezések is készíthetők.

A vizuális szerkesztőn valódi résztvevői adatokkal ellenőrizhető a nyomat anélkül, hogy a próba check-int vagy adatváltozást indítana. Az operátor szükség esetén újranyomtathatja az utolsó badge-et, miközben a beolvasási zár megakadályozza, hogy nyomtatás közben egy következő vendég adata keveredjen a folyamatba.

Kiállítói QR-kód olvasás és leadgyűjtés

Több munkatárs, ellenőrzött hozzáférés

Egy standhoz több telefon vagy olvasóeszköz kapcsolható. Az első eszköz szervezői jóváhagyást kérhet, a további kollégák pedig a beállított szabály szerint PIN-kóddal, szervezői engedéllyel vagy már jóváhagyott kiállítói eszköz segítségével csatlakozhatnak.

Az ismételt QR-olvasások nem hoznak létre ellenőrizetlen duplikációkat: a rendszer rögzíti az első és utolsó találkozás időpontját, valamint az olvasások számát. A napló alapján visszakövethető, melyik eszköz és munkatárs mikor kezelte a látogatót.

Adatvédelem és szabályozott kiállítói adatkiadás

A szervező határozza meg, mely résztvevői mezők adhatók át az egyes kiállítóknak. Beállítható például, hogy csak név és cég, vagy engedély esetén e-mail, telefonszám, beosztás és további egyedi adatok legyenek láthatók. A kiállító kizárólag a saját standján beolvasott látogatókat érheti el.

A jogosultságok, készülékengedélyek, exportok és fontos adminisztrátori műveletek naplózhatók. Így a kiállítói leadgyűjtés a rendezvény adatkezelési szabályaihoz igazítható, és a szervező megtartja az ellenőrzést az adatkiadás felett.

Egyedi helyszíni adatbekérés és munkafolyamatok

A QR Managerben a normál beléptetés előtt vagy után további lépések futtathatók. Az operátor jelölőnégyzetet, szöveges mezőt vagy újabb QR-/vonalkód-olvasást használhat, az eredmény pedig a résztvevőhöz menthető.

Ilyen egyedi folyamat lehet például az adatkezelési hozzájárulás rögzítése, ajándék vagy eszköz átvétele, workshopválasztás, étkezési jegy kiadása, parkolási adat, ruhatári azonosító vagy a belépés pontos szerveridejének mentése. A nyomtatás csak a kötelező lépések sikeres befejezése után indul el.

Belépési jogosultságok, termek és szolgáltatások

A résztvevő QR-kódja nemcsak a főbejáratnál használható. Külön olvasási pont alakítható ki workshopokhoz, konferenciatermekhez, ebédhez, vacsorához, VIP-részlegekhez vagy többnapos programokhoz. A rendszer ellenőrizheti, hogy a regisztráció aktív-e, a vendég jogosult-e az adott szolgáltatásra, és történt-e már korábbi belépés.

A helyszíni személyzet egyértelmű siker- vagy hibaüzenetet kap. Igény esetén külön hostess kijelző mutatja a vendégnek a várakozó képet, a beolvasás állapotát és a személyre szabott eredményt.

Teljes rendszer vagy csak szoftver

A rendezvény adottságaitól függően több szolgáltatási szintből lehet választani:

• QR Manager szoftver meglévő számítógépekre és nyomtatókra;
• komplett regisztrációs pont laptopokkal, olvasókkal és badge nyomtatókkal;
• több párhuzamos bejárat közös résztvevői adatbázissal;
• helyszíni telepítés, próba, operátori betanítás és technikai felügyelet;
• regisztrációs oldal, QR-jegyek és személyre szabott e-mail-kommunikáció;
• kiállítói stand scanner hozzáférések és rendezvény utáni adatkiadás.

A teljes rendezvény beléptetés megtervezhető a QR Managerrel, és összehangolható az El-Vision konferenciatechnikai, rendezvénytechnikai, hangtechnikai és szinkrontolmácsolási szolgáltatásaival is.

Milyen adatok szükségesek az ajánlathoz?

• a rendezvény dátuma, helyszíne és várható résztvevőszáma;
• az érkezési csúcsidő és a kívánt beléptetési időablak;
• a bejáratok, termek és ellenőrizendő szolgáltatások száma;
• az előzetes regisztráció és a helyszíni jelentkezés módja;
• a badge mérete, tartalma, példányszáma és rögzítési módja;
• a kiállítók, standok és kiállítói felhasználók becsült száma;
• a szükséges résztvevői adatmezők, exportok és jogosultságok;
• a meglévő számítógépek, nyomtatók és helyszíni hálózat adatai.

Gyakran ismételt kérdések a QR-kódos beléptetésről

Hogyan működik a QR-kódos rendezvénybeléptetés?

A regisztrált résztvevő egyedi QR-kódot kap. Érkezéskor a kódot telefonról vagy papírról beolvassuk, a rendszer azonosítja a vendéget, ellenőrzi a jogosultságát, rögzíti a belépést, és igény esetén elindítja a badge nyomtatását.

Hány résztvevő kezelésére alkalmas a rendszer?

A megoldás kisebb céges eseménytől több ezer fős konferenciáig méretezhető. Nagyobb érkezési csúcsnál több párhuzamos regisztrációs és beléptetési pontot alakítunk ki.

Lehet a helyszínen új vendéget regisztrálni?

Igen. Az előzetesen nem regisztrált vendég adatai a helyszínen rögzíthetők, majd számára is létrehozható QR-kód és névre szóló badge. A pontos folyamatot a rendezvény adatkezelési szabályaihoz igazítjuk.

Milyen badge méretek és tartalmak nyomtathatók?

A4, A5, A6, badge és egyedi méretek kezelhetők. A nyomaton név, cég, beosztás, kategória, logó, kép, QR-kód, vonalkód és engedélyezett egyedi mező is szerepelhet.

Használható több bejáratnál vagy több teremben?

Igen. A beléptetési pontok közös résztvevői adatbázissal működhetnek, miközben külön szabály tartozhat a főbejárathoz, termekhez, workshopokhoz, étkezésekhez vagy VIP-területekhez.

Mit tud a kiállítói QR-kód olvasó?

A kiállító mobiltelefonról beolvashatja a látogató badge-ét, leadet minősíthet, csillagos értékelést, következő lépést és jegyzetet rögzíthet. Jogosultság esetén előzményt, statisztikát és exportot is elérhet.

Működik a stand scanner gyenge internetkapcsolat mellett?

Átmeneti hálózati kimaradásnál a támogatott mobilos munkafolyamat az olvasást helyben sorba állíthatja, majd a kapcsolat visszatérésekor szinkronizálhatja. A helyszíni hálózatot ennek ellenére mindig előzetesen felmérjük.

Hogyan védhetők a résztvevők személyes adatai?

A szervező kiállítónként meghatározhatja az átadható mezőket és a hozzáférés módját. Az eszközök PIN-nel vagy jóváhagyással kapcsolhatók, az exportok és fontos műveletek pedig naplózhatók.

Milyen eszközök szükségesek a helyszínen?

A konfigurációtól függően laptop vagy asztali gép, kamera vagy QR-olvasó, badge nyomtató, megfelelő hálózat és tartalék eszközök szükségesek. Ezeket a megrendelő is biztosíthatja, vagy teljes csomagban visszük a helyszínre.

Mennyi idővel a rendezvény előtt érdemes megrendelni?

Egyszerű beléptetésnél is célszerű több héttel korábban egyeztetni. Egyedi regisztráció, összetett jogosultságok, több kiállító vagy különleges badge esetén a tervezést érdemes már a rendezvény korai szervezési szakaszában elindítani.

---

Kérjen személyre szabott QR Manager ajánlatot

Írja meg a rendezvény típusát, időpontját, várható létszámát, a beléptetési pontok számát, a badge igényeit és azt, hogy szükség van-e kiállítói leadgyűjtésre. Ezek alapján összeállítjuk a javasolt szoftver-, eszköz- és személyzeti csomagot.

E-mail: el-vision@el-vision.hu · Telefon: +36 20 808 6082